La Solution ARTAIA
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La réponse à l'homogénéisation des procédures d'archivage, paramétrable et sur-mesure
La solution ARTAIA peut être configurée sur-mesure et personnalisée afin de se calquer aux principes organisationnels des services d'Archives. L'administration du logiciel permet également d'individualiser les droits d'accès aux fonctionnalités selon les attributions des utilisateurs.
L'ergonomie de la gamme ARTAIA est basée sur une technologie Full HTML 5, caractéristique du Web : les données sont uniques, placées sur un serveur de travail et partagées au sein d'un réseau interne et sécurisé, afin d'améliorer les processus-métiers et de sauvegarder les données dans un second serveur. Un système d'export des documents, aux formats Word, PDF et Excel, permet de faciliter le travail en obtenant des instruments de recherche ou des fichiers de récolement tout préparés.
Le progiciel ARTAIA comprend l'inclusion des normes archivistiques standards, ainsi que la possibilité de créer des modèles d'instrument de recherche, des champs supplémentaires, des types de fiches d'autorités et des thésauri. Cela garantit la pérennité et l'évolutivité du logiciel.
Le module principal ARTAIA Archives Physiques intègre les procedures archivistiques à travers les quatre C : la Collecte, le Classement, la Conservation et la Communication.
La réponse ARTAIA est conçue avec les dernières technologies de programmation et de gestion de base de données, afin de permettre son interopérabilité avec d'autres éléments de son système d'information. Elle assure le principe PILOTES pour l'ensemble des données : la Pérennité, l'Intégrité, la Labilité, l'Opérabilité, la Traçabilité, l'Extensionnalité et la Sécurité.
En effet, l'offre ARTAIA se divise en plusieurs modules qui se complètent les uns des autres. Ces modules sont décrits dans la section ci-dessous. Pour les plus importants, nous pouvons citer le module principal SIA ARTAIA Archives Physiques, le Système d'Archivage Electronique ARTAIA SAE, le module de Gestion Electronique des Documents ARTAIA GED, le module relationnel Agents des Services Versants/Archivistes ARTAIA Service Versant et les modules de communication ARTAIA Recherche Web et ARTAIA Lecteur.
Artaia Archives Physiques
Module principal de la gamme Artaia, Artaia Archives Physiques constitue le coeur de la solution et
contient les fonctionnalités des quatre C :
1 - la Collecte, puisqu'il permet de saisir et d'enregistrer :
. les bordereaux de versements,
. les tableaux de gestion,
. les bordereaux d'éliminations,
2 - le Classement, car il comprend :
. le récolement,
. les instruments de recherche,
. l'indexation,
. la gestion des éliminations,
3 - la Conservation, incluant :
. la gestion des magasins,
. la gestion des unités de conditionnement,
4 - la Communication, étant donné qu'il est possible de :
. gérer les communications d'Archives, y compris les dérogations,
. enregistrer et gérer les réservation d'Archives,
. effectuer les éditions statistiques pour le rapport annuel.
La solution ARTAIA permet de respecter l'ensemble des normes archivistiques relative à l'archivage physique : ISAD(G), ISAAR(CPF), ICA-ISDF, ICA-ISDIAH, ISBD, XML DTD-EAD et XML DTD-EAC(CPF).
Artaia SAE
Artaia SAE permet d'archiver les documents nativement électroniques, donc les types de documents suivants :
. les flux de données,
. les documents PDF/A,
. les images au format pérenne.
Artaia SAE assure les fonctionnalités suivantes :
. la gestion des services versants, des entités juridiques et des utilisateurs,
. le contrôle des transferts via les modèles de versements électroniques et les conventions d'archivage,
. la gestion des droits utilisateurs,
. la recherche et les consultations d'Archives,
. le suivi et l'enregistrement des actions de modification et de consultation dans des journaux,
. la sauvegarde des données, afin qu'elles soient intègres, pérennes et sécurisées,
. l'encadrement et la correction de toutes irrégularités lors des transferts et intégrations d'Archives,
. la gestion des trois âges des Archives et des éliminations,
. la gestion de la réversibilité et des formats,
. le respect des normes NF Z 42-013, SEDA, OAIS, Moreq2,
. la gestion des métadonnées tout formats.
Artaia Service Versant
Artaia Service Versant possède une interface mixte offrant différentes informations en fonction de l'utilisateur. Les fonctionnalités varient selon la personne connectée :
1) Connexion Agent du Service Versant :
. Plusieurs fonctions de recherche, de simple à experte, permettent à l'agent du service versant de retrouver facilement
les versements qu'il a effectué, ainsi que d'entreprendre des recherches sur l'ensemble des fonds comme n'importe quel lecteur.
. L'agent du service versant peut aussi réserver des documents à une date qu'il fixe lui-même et selon les disponibilités d'usage,
. il lui est également possible de saisir, d'enregistrer et de communiquer des bordereaux de versements physiques ou électroniques
et des bordereaux d'élimination. Des documents électroniques peuvent être joints à ces bordereaux.
. L'agent a la possibilité de visualiser les tableaux de gestion et les documents électroniques qu'il a demandé,
. il peut enfin recevoir des messages et notifications par mail de la part de l'archiviste.
2) Connexion Archiviste :
. L'archiviste effectue le suivi des bordereaux de versements physiques ou électroniques et des bordereaux d'élimination,
. il lui est également possible de rédiger des messages et notifications adressés aux agents des services versants,
. l'archiviste conserve le contrôle des versements par la validation des bordereaux de versements physiques ou électroniques et des bordereaux d'élimination,
. l'intégration de ces mêmes bordereaux dans Artaia Archives Physiques ou Artaia SAE est du ressort des archivistes.
Artaia Lecteur
Artaia Lecteur donne une autonomie aux lecteurs dans leurs recherches en salle de lecture. Cet outil contient les fonctionnalités suivantes :
. La création d'un espace personnel enregistrant les dernières recherches et consultations,
. les recherches, de types simple ou experte,
. la visualisation des instruments de recherche et des documents électroniques,
. les demandes de consultation,
. l'identification pour remise d'autorisation afin de consulter les documents soumis à dérogation,
. le suivi des demandes et recherches.
Artaia Recherche Web
Artaia Recherche Web permet d'étendre la communication des documents d'Archives aux internautes. Ce portail web contient les fonctionnalités suivantes :
. La création d'un espace personnel enregistrant les dernières recherches et consultations,
. les recherches, de types simple ou experte,
. la visualisation des instruments de recherche et des documents électroniques,
. L'internaute peut aussi réserver des documents à une date qu'il fixe lui-même et selon les disponibilités d'usage,
. l'identification pour remise d'autorisation afin de consulter les documents soumis à dérogation,
. le suivi des demandes et recherches.
Artaia GED
Artaia GED permet aux services de tout types de gérer les documents nativement électroniques dès leur création, en les intégrant directement dans les processus-métiers.
Les documents, ainsi intégrés aux Workflows de l'entreprise, sont suivis par les utilisateurs ayant accès aux fonctionnalités suivantes :
. la numérisation des documents,
. le traitement, c'est-à-dire la classification, le référencement et l'indexation afin de faciliter l'exploitation des documents,
. le stockage des données, ainsi que des copies de sauvegarde,
. les fonctionnalités de diffusion, soit communication, possibilité de modification ou non des documents, valorisation, accès,
. l'archivage, pour les documents d'âge intermédiaire.
Les différents outils de la solution ARTAIA
Vous trouvez dans cette section la liste exhaustive des applications de la Gamme ARTAIA. Certaines comprennent davantage de fonctionnalités que d'autres afin de correspondre au mieux à vos besoins les plus nécessaires.